En OnTurtle trabajamos con una operativa especialmente exigente, por lo que apostamos de forma decidida por la mejora continua de la eficiencia de nuestros procesos a través de la inteligencia artificial. Entre nuestros servicios globales al transporte, gestionamos soluciones de peaje para transportistas internacionales que necesitan circular por distintos países europeos. Esta actividad implica una elevada complejidad documental, ya que debemos validar y gestionar fichas técnicas, permisos de circulación o certificados de emisiones que varían según el país, el fabricante y la normativa aplicable en cada caso.
Este ha sido el eje del caso de éxito que hemos compartido en un webinar junto al equipo de Aitana, donde explicamos cómo hemos iniciado un proceso de transformación basado en Microsoft 365, una prueba de concepto (POC) e inteligencia artificial.
En la sesión participaron Julia Pozo, Directora TIC en OnTurtle, Tamara Comas, Responsable de Desarrollo de Negocio M365 & IA & PWP en Extreme IT, y Daniel Oliver Ruiz, jefe de proyecto en Aitana. El objetivo fue mostrar cómo hemos evolucionado hacia un modelo más automatizado, escalable y eficiente en la gestión documental.
El punto de inflexión: inteligencia artificial aplicada al proceso
El verdadero problema no era solo procesar internamente documentos, sino entenderlos y estructurarlos correctamente. Un mismo envío podía incluir varios vehículos, múltiples documentos en un único PDF o incluso imágenes de baja calidad. A esto se sumaba la necesidad de identificar cada pieza de información y relacionarla con su vehículo correspondiente. En este contexto, automatizar no significaba únicamente “digitalizar”, sino ser capaces de interpretar, clasificar y estructurar información compleja y variable.
En este escenario, desde OnTurtle empezamos a explorar cómo la inteligencia artificial podía ayudarnos a dar un salto cualitativo. Ya trabajábamos con el ecosistema de Microsoft 365, especialmente con SharePoint como gestor documental, y con herramientas de automatización como Power Platform, lo que nos dio una base sólida para plantear una evolución natural: incorporar IA dentro de un entorno ya conocido por el equipo.
No se trataba de cambiar todo el sistema, sino de potenciarlo. El objetivo era claro: que el sistema pudiera leer documentos, extraer información relevante, estructurarla y enviarla automáticamente al lugar correcto, manteniendo siempre trazabilidad y control.
Definir una solución adaptada al ecosistema de OnTurtle
Antes de abordar el proyecto completo, realizamos una prueba de concepto para validar si la tecnología podía enfrentarse a una casuística real muy compleja: documentos multiformato, multidioma y con estructuras inconsistentes. Esta fase fue clave para ajustar el enfoque y seleccionar el modelo más adecuado dentro del ecosistema de IA de Microsoft, construyendo la solución sobre datos reales y no sobre hipótesis.
A partir de ahí, en colaboración con Aitana, diseñamos una solución capaz de automatizar todo el ciclo: recepción de documentos por correo, almacenamiento en SharePoint, clasificación inteligente mediante IA incluso cuando la información llega mezclada o incompleta, y generación de metadatos clave como matrícula o número de bastidor para garantizar la trazabilidad.
El sistema también incorpora detección de errores y alertas automáticas ante documentación incompleta o inconsistencias, manteniendo siempre el flujo operativo activo y permitiendo intervención manual cuando es necesario.
De la implantación a los beneficios operativos para OnTurtle y nuestros clientes
La implantación se realizó de forma progresiva, integrando la solución dentro del ecosistema ya existente en OnTurtle. El objetivo era mantener los flujos actuales (como la recepción de documentos por correo y el almacenamiento en nuestro SharePoint) incorporando la Inteligencia Artificial de forma transparente para el usuario, de manera que la clasificación, extracción y estructuración de la información se realizara de forma automática dentro del propio proceso.
La principal mejora ha sido la reducción de tareas manuales y repetitivas, lo que ha permitido liberar tiempo operativo y enfocarlo en actividades de mayor valor añadido. También se ha reforzado la calidad y trazabilidad de la información mediante la generación automática de metadatos clave, independientemente del formato o idioma de los documentos.
Además, el sistema incorpora capacidades de control y supervisión: detecta errores, documentación incompleta o inconsistencias y genera alertas automáticas, evitando bloqueos y garantizando la continuidad del proceso. En conjunto, la solución ha aportado eficiencia, escalabilidad y mayor control operativo en la gestión documental, lo que se traduce en un mejor servicio a nuestros clientes.
Cierre: un proceso en evolución constante
Este proyecto no es un punto final, sino una evolución continua en la forma en la que entendemos la gestión documental y la automatización de procesos en OnTurtle. La combinación de inteligencia artificial, Microsoft 365 y un enfoque progresivo nos ha permitido dar un salto en eficiencia, control y escalabilidad, pero sobre todo nos abre la puerta a seguir mejorando y aplicando estas capacidades a nuevos procesos.
La experiencia compartida en este caso refleja cómo la tecnología, bien integrada en el entorno de trabajo y alineada con la realidad operativa, puede convertirse en un verdadero motor de transformación.
Puedes ver la sesión completa del webinar aquí:
